Write an Email: لہجہ، ساخت اور مثالیں

ٹاسک کیا مانگتا ہے

آپ مطالعہ، کام یا روزمرہ زندگی کی ایک مختصر صورتحال پڑھتے ہیں، اور ان چیزوں کی فہرست جو آپ کی ای میل کو کرنی ہیں، عام طور پر تین۔ ایک عام فہرست آپ سے کچھ واضح کرنے، کچھ مانگنے اور کچھ تجویز کرنے کو کہتی ہے۔ نیچے دیا گیا پرامپٹ اسی انداز میں اس گائیڈ کے لیے لکھا گیا ہے۔

تین چیزیں اسکور کا تعین کرتی ہیں: کیا فہرست کا ہر نکتہ واضح طور پر شامل ہے، کیا لہجہ قاری کے مطابق ہے، اور کیا زبان واضح اور درست ہے۔ ایک مختصر ای میل جو سب کچھ شامل کرے، ایک لمبی ای میل سے بہتر ہے جو کوئی نکتہ چھوڑ دے۔

پانچ حصوں کی ساخت

مثال 1: پروفیسر کو ای میل

اوپر دیے گئے پرامپٹ کا یہ جواب تقریباً 120 الفاظ پر مشتمل ہے۔ غور کریں کہ تینوں مطلوبہ نکات کا اپنا پیراگراف ہے، اور ہر درخواست مخصوص ہے: ایک وجہ، ایک تاریخ اور ایک ٹھوس متبادل۔

مثال 2: ہم جماعت کو ای میل

ہر ای میل رسمی نہیں ہوتی۔ اس دوسری پریکٹس صورتحال میں، آپ کے اسٹڈی گروپ کے ایک ہم جماعت نے پوچھا ہے کہ کیا گروپ ہفتہ کو مل سکتا ہے، اور آپ کی ای میل میں بتانا ہے کہ آپ نہیں آ سکتے، وجہ بتانی ہے، اور کام بانٹنے کا کوئی اور طریقہ تجویز کرنا ہے۔

لہجہ دوستانہ اور بے تکلف ہے، لیکن ای میل پھر بھی مکمل، منظم اور درست ہے۔ غیر رسمی کا مطلب لاپرواہ نہیں۔

صحیح لہجہ منتخب کرنا

سلام لکھنے سے پہلے لہجہ طے کریں، اس بنیاد پر کہ قاری کون ہے اور آپ کیا مانگ رہے ہیں۔ پھر اسے آخر تک یکساں رکھیں۔

وقت بچانے والے جملے

اس ٹاسک میں ایک ہی قسم کے کام بار بار آتے ہیں: معافی مانگنا، وضاحت کرنا، پوچھنا، تجویز دینا، شکریہ ادا کرنا۔ ہر ایک کے لیے ایک دو جملے تیار رکھنے سے آپ اپنے سات منٹ مواد پر صرف کر سکتے ہیں۔

سات منٹ کا استعمال

ایک حقیقت پسندانہ منصوبہ: صورتحال پڑھنے اور مطلوبہ نکات نوٹ کرنے میں تقریباً ایک منٹ، لکھنے میں چار سے پانچ منٹ، اور ای میل کو فہرست سے موازنہ کرنے اور نظر آنے والی غلطیاں درست کرنے میں ایک منٹ۔

مسودہ لکھ کر پھر اس کی نقل نہ کریں۔ اس کے لیے وقت نہیں ہوتا۔ براہ راست ٹاسک کی ترتیب میں لکھیں، اور جملے اتنے سادہ رکھیں کہ آپ انہیں تیزی سے درست لکھ سکیں۔

مشق کیسے کریں

روزانہ ایک وقت بندھا ای میل لکھیں، رسمی اور غیر رسمی قاریوں کو باری باری۔ ہر ایک کے بعد، تینوں نکات کو اپنے متن سے جانچیں اور کوئی بھی مبہم درخواست دوبارہ لکھیں۔ آپ مفت Write an Email پریکٹس صفحے پر اصل فارمیٹ کا سوال آزما سکتے ہیں اور مکمل موک ٹیسٹ میں اسکور شدہ فیڈبیک حاصل کر سکتے ہیں۔