Cập nhật tháng 10 năm 2026
Write an Email: giọng điệu, cấu trúc và ví dụ
Write an Email cho bạn khoảng bảy phút để trả lời một tình huống thực tế trong một email ngắn. Hướng dẫn này chỉ cách cấu trúc, cách chọn giọng điệu phù hợp với người đọc, và hai email mẫu gốc kèm ghi chú về điều làm chúng hiệu quả.
Yêu cầu của bài thi
Bạn đọc một tình huống ngắn từ học tập, công việc hoặc đời sống hàng ngày, và một danh sách những việc email của bạn phải làm, thường là ba. Một danh sách điển hình yêu cầu bạn giải thích điều gì đó, yêu cầu điều gì đó và đề xuất điều gì đó. Đề bài dưới đây được viết cho hướng dẫn này theo cùng phong cách.
Ba điều quyết định điểm số: liệu mọi điểm trong danh sách có được đề cập rõ ràng không, giọng điệu có phù hợp với người đọc không, và ngôn ngữ có rõ ràng và chính xác không. Một email ngắn đề cập đầy đủ mọi thứ sẽ tốt hơn một email dài bỏ sót một điểm.
You are taking a course with Professor Lee. You were sick last week and missed a quiz. Write an email to Professor Lee. In your email:
• explain why you missed the quiz
• ask whether you can take it at another time
• suggest a time when you are availableCấu trúc năm phần
1. Lời chào
"Dear Professor Lee," cho giáo sư hoặc người bạn không quen lắm; "Hi Sam," cho bạn học hoặc bạn bè.
2. Một câu nêu mục đích
Nói lý do bạn viết, để người đọc biết email nói về điều gì trước khi đi vào chi tiết.
3. Các điểm yêu cầu, theo thứ tự
Mỗi điểm một đoạn ngắn, theo thứ tự của đề bài. Điều này giúp bạn dễ kiểm tra không thiếu gì, và giám khảo dễ thấy.
4. Bước tiếp theo
Một câu nói điều bạn hy vọng sẽ xảy ra: một câu trả lời, một cuộc gặp, một quyết định.
5. Lời kết và tên
"Best regards," hoặc "Kind regards," cho email trang trọng; "Thanks," hoặc "See you soon," cho email thân mật, theo sau là tên bạn.
Ví dụ 1: email gửi giáo sư
Bài trả lời đề bài trên dài khoảng 120 từ. Hãy chú ý cách mỗi điểm trong ba điểm yêu cầu có đoạn riêng, và cách mọi yêu cầu đều cụ thể: một lý do, một ngày và một phương án thay thế cụ thể.
Dear Professor Lee,
I am writing about the quiz in your Introduction to Economics class last Tuesday, which I missed.
Unfortunately, I had a high fever that day and my doctor told me to stay at home. I have a note from the campus health center if you need it.
I was wondering whether it would be possible to take the quiz at another time. I have already reviewed the chapters it covered.
I am free on Thursday afternoon after 2 p.m. and on Friday morning. If neither time suits you, I would be happy to come whenever is convenient for you.
Thank you for your understanding. I look forward to hearing from you.
Best regards,
Daniel KimVí dụ 2: email gửi bạn học
Không phải email nào cũng trang trọng. Trong tình huống luyện tập thứ hai này, một bạn học trong nhóm học của bạn hỏi liệu nhóm có thể gặp vào thứ Bảy không, và email của bạn phải nói rằng bạn không thể đến, giải thích lý do, và đề xuất một cách khác để chia sẻ công việc.
Giọng điệu thân thiện và thoải mái, nhưng email vẫn đầy đủ, có tổ chức và chính xác. Thân mật không có nghĩa là cẩu thả.
Hi Sam,
Thanks for organising Saturday's meeting. I'm really sorry, but I can't make it this time.
My cousin is getting married that weekend, and I'll be out of town from Friday evening until Sunday night.
I don't want to leave you all with extra work, though. How about I finish my part of the slides by Friday afternoon and share them in our group folder? Then you can add comments during the meeting, and I'll make the changes on Sunday night.
Let me know if that works for everyone.
Thanks,
MiaChọn giọng điệu phù hợp
Quyết định giọng điệu trước khi viết lời chào, dựa trên người đọc là ai và bạn đang yêu cầu điều gì. Sau đó giữ nguyên đến cuối.
Giáo sư, quản lý, công ty, quan chức
Câu đầy đủ, không tiếng lóng, yêu cầu lịch sự: "Would it be possible to...", "I would be grateful if...". Tránh dạng rút gọn trong những trường hợp trang trọng nhất, dù một vài dạng có thể chấp nhận.
Người bạn biết chút ít
Lịch sự nhưng trực tiếp: "Could you...", "I was wondering if...". Dạng rút gọn thì ổn.
Bạn bè hoặc bạn học
Thoải mái và ấm áp: "Hi", "Thanks so much", "No worries". Vẫn tránh cách viết tin nhắn như "u" hay "thx".
Cụm từ giúp tiết kiệm thời gian
Các chức năng tương tự lặp đi lặp lại trong bài này: xin lỗi, giải thích, yêu cầu, đề xuất, cảm ơn. Chuẩn bị sẵn một hai cụm từ cho mỗi chức năng giúp bạn dành bảy phút cho nội dung.
Purpose: "I am writing to ask about …" · "I'm writing because …"
Apologising: "I am sorry for any inconvenience." · "Sorry I couldn't make it."
Explaining: "Unfortunately, …" · "The reason is that …"
Asking politely: "Would it be possible to …?" · "I was wondering whether …" · "Could you let me know …?"
Suggesting: "Would Thursday afternoon suit you?" · "How about …?" · "One option might be to …"
Closing: "Thank you for your help." · "I look forward to hearing from you." · "Let me know what you think."Sử dụng bảy phút
Một kế hoạch thực tế: khoảng một phút để đọc tình huống và ghi chú các điểm yêu cầu, bốn đến năm phút để viết, và một phút để kiểm tra email với danh sách và sửa những lỗi bạn thấy.
Đừng viết nháp rồi chép lại. Không có thời gian cho việc đó. Hãy viết trực tiếp, theo thứ tự của đề bài, và giữ câu đủ đơn giản để bạn có thể viết đúng khi viết nhanh.
Cách luyện tập
Viết một email có hẹn giờ mỗi ngày, xen kẽ người đọc trang trọng và thân mật. Sau mỗi bài, kiểm tra ba điểm với văn bản của bạn và viết lại bất kỳ yêu cầu nào còn mơ hồ. Bạn có thể thử một câu hỏi định dạng thật trên trang luyện tập Write an Email miễn phí và nhận phản hồi có điểm trong một bài thi thử đầy đủ.
Đây là bản tóm tắt độc lập dành cho người dự thi. ETS công bố đặc tả chính thức của bài thi trên trang web của họ.